Nainen tuijottaa tietokoneen ruutua turhautuneena
Kun kevään tapahtumat on peruttu koronavirusepidemian vuoksi, moni kokematonkin on joutunut hyppäämään virtuaalikohtaamisten maailmaan. Kuvituskuva.
Kuva:
Andrea Piacquadio
Pexels
Blogi

Aloittelijan viisi (plus yksi) vinkkiä virtuaalifasilitointiin

Kasvokkaiseen kohtaamiseen tottunut Fingon asiantuntija otti etäkokoustyökalut käyttöön nopealla aikataululla. Näillä vinkeillä sinäkin voit ottaa ensiaskeleesi kohti mestaritasoa.
Jaana Viirimäki
1.4.2020

Koronavirusepidemia on laittanut suuren osan järjestöjen työntekijöistä ja vapaaehtoisista etäälle toisistaan.

Olen itse työskennellyt Mahdollisuuksien torien parissa ja niiden tavoitteena on tuoda ihmiset kohtaamaan kasvokkain eri puolilla Suomea. Nyt kun kevään torit on jouduttu perumaan, olen yhtäkkiä hypännyt virtuaalikohtaamisten maailmaan.

Osa on jo ennen epidemiaa käyttänyt sujuvasti monia etäkokousvälineitä. Mutta moni on minun laillani joutunut suoraan syvään päähän, kun tilaisuuksia on pitänyt vauhdilla siirtää verkkoon, vaikka kokemusta ei ole paljoa.

Tilanne on kuitenkin myös lisännyt ihmisten ymmärrystä siihen, että asioita harjoitellaan lennossa ja että mestari ei tarvitse olla, jotta voi järjestää verkkotilaisuuden.

On ollut myös ilahduttavaa huomata kuinka nopeasti eri toimijat ovat jakaneet etätyöskentelyyn liittyvää osaamistaan ja materiaalejaan kaikkien käyttöön.

Kävin läpi tarjolla olevaa materiaalia ja poimin itseäni eniten auttaneet vinkit, listat ja bloggaukset.

Neuvo 1: Tunnista tarpeesi ja valitse alustasi huolella

Tekniikalla on tärkeä rooli etäyhteydenpidossa, joten työvälineiden käyttöä kannattaa testata ja harjoitella etukäteen. 

Hyviä listoja erilaisista työkaluista löytyy jo runsaasti netistä. Esimerkiksi Opintokeskus Sivis on koonnut listan helpoista ja maksuttomista etäkokoustyökaluista. Listaan on koottu ryhmäpuhelusovelluksia ja yhteisten dokumenttien työstöideoita.

Maksuttomilla ohjelmilla pystyy toimimaan oikein hyvin eivätkä ohjelmien ensimmäiset maksulliset laajennusosatkaan ole aina kalliita. Sivis myös muistuttaa, että etäyhteydellä työskentely voi olla kasvokkaista kohtaamista tehokkaampaa, jos välineet on valittu hyvin ja tapahtuma valmisteltu huolella.

Itse olen testaillut ensimmäisenä työpaikan sisäisessä käytössä olevaa Teamsia, jonka kautta voi ottaa videoyhteyden kollegoihin. Talon ulkopuolisten kanssa käytössä on ollut eniten Zoom.

Jälkimmäisen käyttö osallistujana on helppoa. Myös kokouksen ylläpitämisen taidot, esimerkiksi osallistujien jakaminen ryhmiin, karttuvat nopeasti muutaman kokeilun jälkeen.

Virtuaalifasilitoinnissa ja etäkokouksissa on yhteydenpito-ohjelman lisäksi tärkeää päättää, halutaanko käyttää yhteistä valkotaulua eli kirjoitus- ja piirtoalustaa, englanniksi whiteboardia.

Näidenkin käyttöä kannattaa testata ja harjoitella, ja sitten vasta valita omansa. Joskus on helpointa käyttää ohjelman omaa valkotaulua, joskus taas ottaa käyttöön erillinen ohjelma, ja jakaa siihen linkki verkkotilaisuuden osallistujille.

Kaikista valkotauluista löytyy opetusvideoita ja niiden katsominen kannattaa. Muutamalla kymmenen minuutin videolla otat käyttöön vaikkapa Flingan valkotaulun tai Miron suunnittelupohjat. Perussääntö toimii eli ohjelman nimi + ”tutorial” tai ”opetusvideo” hakusanoilla löytyy helposti lisäapua.

Aina ei ole tarvetta piirtämiselle tai muistilappujen tekemiselle, ja silloin yhteiseen työskentelyyn riittää jaettu tekstidokumentti, esimerkiksi Google Docs -dokumentti, joka muokkausoikeudet voi jakaa kaikille.

Jos haluat opiskella etäosallistamista ja -ohjaamista vähän perusteellisemmin, voin suositella Osanan tuottamaa Etäohjauksen mestari -koulutusta, jonka pääsee suorittamaan kohtuuhinnalla.

Neuvo 2: Kutsu houkuttelevasti ja selkeästi

Olen huomannut, että on todella tärkeää saada verkkotilaisuuden järjestäjältä selkeät ohjeet. Ne saatuaan tietää, mitä välineitä pitää olla käytössä, mihin kellonaikaan aloitetaan ja minkä linkin kautta tilaisuuteen pääsee mukaan.

Ohjeissa voi mainita myös sen, ollaanko tilaisuudessa kameroiden tai mikrofonien kautta läsnä ollenkaan tai esimerkiksi vain osan ajasta ryhmätöiden aikana.

Osallistu itse muutamaan koulutukseen tai webinaariin, ja huomioi millaisia ohjeita saat. Ota parhailta tuntuvat ohjeistukset omaan käyttöösi.

Neuvo 3: Valmistaudu hyvin, mutta älä hätäänny häiriöistä

Olen lukenut viime viikkoina monia kirjoituksia siitä, miten työlästä on yhdistää lastenhoito kotona siihen, että pitäisi olla monta tuntia päivässä etäkokouksissa.

Painetta ei yhtään helpota se, että virtuaalitilaisuuksien ohjeet sisältävät yleensä aina toiveen siitä, että käytössä on hiljainen ja rauhallinen tila. 

Ajattelen, että vaikka ideaalimaailmassa näin onkin, poikkeusoloissa riittää vähempikin. Valmistaudu siis parhaasi mukaan, mutta muista kuitenkin, että elämää ei voi sataprosenttisesti hallita. 

Osallistujana voit aina laittaa mikrofonin äänettömälle ja kuvankin pois, jos alkaa tulla liikaa ylimääräisiä kasvoja olan yli kurkkimaan.

Tilaisuuden vetäjänä voit kertoa avoimesti, missä tilanteessa olet, jos esimerkiksi lapset saattavat tulla kysymään jotain kesken esityksen. Myötätuntoa ja ymmärrystä on paljon tarjolla. 

Yllättävissä tilanteissa voit suoraan kertoa, että nyt tapahtui jotain suunnittelematonta ja että hetken päästä jatketaan.

Ja jos tulee blackout, voit surutta kysyä ryhmältä, että ”missäs me oltiinkaan?”.

Yleisössäsi on todennäköisesti mukavia ihmisiä, joista moni on tismalleen samassa tilanteessa.

Neuvo 4: Esiinny rennosti ja puhu ihmisille, älä koneelle

Vaikka tekniikka on tärkeää hallita, kaiken keskiössä on kuitenkin ihmisten kohtaaminen ja vuorovaikutus. Hyvä virtuaalifasilitointi on siinä mielessä samanlaista kuin hyvä live-esiintyminen. 

Minulle tärkeintä on se, että olen oikeasti kiinnostunut niistä ihmisistä, joiden kanssa kulloinkin työskentelen ja että kuuntelen heitä arvostavasti ja mietin asioita heidän kannaltaan.

Etäyhteyksien käytön aloittelijana minusta tuntuu välillä todella vaikealta valita mihin katseeni kohdistaisin. Tähän sain hyvän vinkin: liimaa läppärin kameran viereen minikokoisia kuvia mukavista kollegoista tai muista tärkeistä ihmisistä. Näin puhut ihmisille silloinkin, kun katsot vain kameraan. 

Verkkotyöskentelyssä täytyy koettaa lukea ihmisten reaktioita ja tunnetiloja äänestä ja kasvoista, eikä se ole helppoa. Yhtäältä sanaton viestintä jää paljolti näkymättömiin. Toisaalta taas isoissa ryhmissä tulee paljonkin informaatiota, jos kaikilla on kamerat päällä. Harvoinpa sitä kokoushuoneessa katsoo yhtä aikaa kymmentä ihmistä suoraan kasvoihin!

Tilanteen mukaan vaihtelen sitä, että onko kaikilla kamerat päällä vai ei. Läheisten työkavereiden kanssa se on mukavaa ja tiimikokouksiin yhteishenkeä tuovaa, mutta koulutuksissa usein asiaan keskittyminen paranee, kun kaikilla paitsi puhujalla on kamerat ja mikrofonit pois päältä.

Tällöin pitää vain sopia selkeästi, miten puheenvuoroa pyydetään, Zoomissa on viittaustyökalu tätä varten ja chatissa voi myös pyytää puheenvuoroa ja kysyä kysymyksiä.

Neuvo 5: Kysy apua ja jaa kokemuksia

Ensimmäisissä pitämissäni verkkotilaisuuksissa olen saanut paljon apua kokeneemmilta kollegoilta. 

Aina kannattaa koettaa saada osaava vetäjäpari mukaan omaan tilaisuuteen. Tällöin voi jakaa tehtävät esimerkiksi niin, että toinen seuraa chattia, kun toinen kouluttaa tai vetää kokousta.

Loistava yhteistyön foorumi ja vertaisoppimisalusta näin noviisillekin on ollut Facebook-ryhmä Virtual facilitation Finland, johon pääsee pyynnöstä liittymään. Ryhmään voi heittää omia kysymyksiään ja kokeneemmat asiantuntijat jakavat vinkkejään.

Ryhmässä käydään keskusteluja Zoomin ominaisuuksista, jaetaan hyviä artikkelivinkkejä ja tutkitaan eri sovelluksien parhaita käyttötapoja.

Ryhmän perustaja ja kokenut virtuaalifasilitaattori Jonas Rajanto on myös jakanut omia vinkkejään blogissaan. Sieltä löytyy myös kattava lista työkaluja kommenttien ja vinkkien kera.

Extraneuvo: Hyppää syvään päähän – se kannattaa

Myönnän, etten itse ollut mikään etäkokousten ja -koulutusten fani aiemmin. Tekniset välineet tuntuivat jotenkin ”oikean” kommunikoinnin esteiltä. Mutta nyt tämä pakkotilanne muutti kaiken.

Yhtäkkiä olenkin hyvin kiitollinen siitä, että tällaisia välineitä ja sovelluksia on tarjolla. Nehän eivät itsessään ole se pääasia, vaan oikeasti joka hetki on kyse ihmisten kohtaamisesta. 

Kannustan siis kaikkia kahlaamaan alkutuskan läpi.

Ensin työkaluja ja termejä tuntuu olevan ylen määrin, mutta tärkeimmät oppii tunnistamaan nopeasti. Pian voi jo löytää itsensä vetämästä sujuvasti virtuaalikokousta.